Sublimite de R$ 3,6 milhões: o que muda no ICMS e no ISS

O sublimite não tira a empresa do Simples Nacional, mas altera de forma relevante a maneira de recolher ICMS e ISS. O escritório precisa identificar a ultrapassagem antes da notificação, ajustar a apuração e preparar o cliente para novas obrigações estaduais e municipais.

O que é o sublimite simples nacional

O teto geral do Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões de receita bruta acumulada no ano-calendário. Já o sublimite simples nacional é um limite estadual que pode restringir o recolhimento de ICMS e ISS dentro do DAS.

O valor de R$ 3,6 milhões é o sublimite mais conhecido. Quando ele se aplica na unidade da Federação em que a empresa está estabelecida, a empresa pode continuar optante pelo Simples até o teto geral de R$ 4,8 milhões, mas deixa de pagar ICMS e ISS pelo documento unificado.

Para aprofundar: Simular troca de regime de clínica.

Na prática, os tributos federais que compõem o Simples continuam no DAS. O que muda é que ICMS e ISS passam a exigir apuração e pagamento separados, segundo as regras do estado e do município.

É importante separar os dois conceitos ao conversar com o cliente. Ultrapassar o sublimite 3,6 milhões ICMS não significa, por si só, exclusão do Simples Nacional.

A adoção de sublimites depende da regulamentação aplicável à unidade da Federação. Portanto, antes de orientar a carteira, confirme no Portal do Simples Nacional e nos canais da Secretaria da Fazenda estadual se há sublimite vigente e qual é o valor adotado.

Quando o excesso produz efeito

A receita que importa é a receita bruta acumulada no ano-calendário. Não basta olhar o faturamento de um mês isolado ou apenas o RBT12 usado para cálculo das alíquotas do DAS.

Há uma confusão frequente sobre o momento da mudança. A regra não é aplicar o efeito no mês seguinte quando o excesso é de até 20%. Para o sublimite, o tratamento é o seguinte:

• Se a receita bruta ultrapassar o sublimite em até 20%, o ICMS e o ISS saem do DAS a partir de 1º de janeiro do ano-calendário seguinte.
• Se a receita bruta ultrapassar o sublimite em mais de 20%, o impedimento de recolher ICMS e ISS pelo Simples começa no mês seguinte ao excesso.
• A empresa continua no Simples Nacional se não tiver ultrapassado o teto geral do regime e se mantiver as demais condições para opção.

Exemplo simples: uma empresa sujeita ao sublimite de R$ 3,6 milhões fecha o ano com R$ 4 milhões de receita acumulada. O excesso é de até 20% do sublimite. Assim, ela recolhe ICMS e ISS dentro do DAS até dezembro e passa a recolhê-los fora do DAS em janeiro seguinte.

Se essa mesma empresa atingir receita superior a R$ 4,32 milhões durante o ano, haverá excesso superior a 20% sobre R$ 3,6 milhões. Nesse caso, a mudança para ICMS e ISS fora do DAS ocorre no mês seguinte ao da ultrapassagem.

O erro operacional mais caro é continuar emitindo DAS com ICMS ou ISS embutidos depois da data correta. Outro erro é antecipar a retirada sem que a regra exija, elevando trabalho e podendo gerar recolhimento inadequado.

Empresas em início de atividade exigem atenção redobrada

Para empresa em início de atividade, o limite não é automaticamente R$ 3,6 milhões. Ele é proporcional ao número de meses, ou fração de mês, entre o início das atividades e o fim do ano-calendário.

Como referência, divide-se o sublimite anual por 12 e multiplica-se pela quantidade de meses de atividade. Com sublimite de R$ 3,6 milhões, o limite proporcional corresponde a R$ 300 mil por mês ou fração.

Uma empresa que inicia em setembro terá, para aquele ano, limite proporcional de quatro meses: R$ 1,2 milhão. A análise do excesso de até 20% ou superior a 20% deve ser feita sobre esse valor proporcional, não sobre o limite anual cheio.

Esse ponto costuma gerar duas falhas:

• O escritório compara a receita da empresa nova com R$ 3,6 milhões e deixa de perceber que o limite proporcional já foi excedido.
• O cliente considera apenas meses completos e ignora que o mês de abertura conta como fração de mês.

Além da regra do sublimite, empresas novas precisam ser acompanhadas em relação ao teto geral proporcional do Simples. São limites distintos, com consequências diferentes. Se houver dúvida sobre a data exata de início de atividade ou sobre a receita que deve compor a base, vale revisar cadastro no CNPJ, notas fiscais emitidas, contratos e escrituração.

O que fazer depois de ultrapassar o sublimite

Quando for identificado o excesso de sublimite simples, a primeira providência é definir corretamente a data de início do impedimento. Só depois disso o escritório deve configurar os sistemas, revisar cadastros e orientar o cliente sobre a entrega de documentos.

Checklist de transição para ICMS e ISS fora do DAS

1. Confirme o sublimite aplicável e apure a receita acumulada no ano, inclusive receitas de filiais quando aplicável.
2. Calcule se o excesso foi de até 20% ou superior a 20%, identificando o mês a partir do qual ICMS e ISS deixam o DAS.
3. Ajuste a segregação das receitas no PGDAS-D para que o DAS não continue incluindo ICMS e ISS indevidamente.
4. Verifique a inscrição estadual, para atividades sujeitas ao ICMS, e a inscrição municipal para serviços sujeitos ao ISS.
5. Cadastre as regras de tributação estadual e municipal no sistema fiscal ou ERP do cliente.
6. Organize a entrega mensal de documentos fiscais, notas de entrada, notas de saída, cancelamentos, devoluções e retenções.
7. Verifique declarações acessórias, escrituração fiscal, guias e vencimentos exigidos pelo estado e pelo município.

Para comércio, indústria e outras atividades sujeitas ao ICMS, a empresa pode passar a precisar cumprir obrigações estaduais como escrituração fiscal digital, declarações e apuração própria. As exigências, layouts e dispensas variam por estado.

Quem acompanha várias empresas ao mesmo tempo pode usar o alerta de sublimite do Pontovira.

Para prestadores de serviço, o ponto central é o ISS fora do DAS. Cada município pode exigir declaração eletrônica de serviços, escrituração própria, emissão de nota fiscal de serviço em ambiente local e guia municipal. A alíquota, a forma de cálculo, as retenções e os prazos também variam conforme a legislação municipal.

Empresas mistas merecem cuidado adicional. Um cliente que vende mercadorias e presta serviços pode ter obrigações estaduais e municipais simultâneas, além de receitas segregadas corretamente no PGDAS-D.

Inscrição, escrituração, apuração e guias próprias

A saída de ICMS e ISS do DAS não é apenas uma mudança no valor pago. Ela cria uma rotina fiscal que, até então, estava simplificada pelo regime.

As exigências mais comuns são:

• Inscrição estadual ativa e dados cadastrais atualizados para operações sujeitas ao ICMS.
• Inscrição municipal regular para prestação de serviços.
• Emissão correta de NF-e, NFC-e, NFS-e ou documento fiscal exigido pela atividade e pelo ente competente.
• Escrituração de documentos fiscais de entradas e saídas.
• Apuração mensal de ICMS e, quando aplicável, de ISS.
• Entrega de declarações estaduais ou municipais.
• Emissão e pagamento de guias próprias, fora do DAS.

No ICMS, não presuma que a empresa terá direito automático a créditos ou que poderá aproveitar créditos anteriores sem análise. A apropriação depende das regras estaduais, do tipo de operação, dos documentos e da situação fiscal do contribuinte.

No ISS, revise retenções na fonte. Um prestador pode ter imposto retido pelo tomador em determinadas situações e, ainda assim, precisar declarar corretamente a operação no sistema municipal. Tratar toda nota como imposto a recolher pela própria empresa pode gerar pagamento em duplicidade.

O esforço aumenta principalmente na implantação. Será necessário revisar cadastros de produtos e serviços, natureza das operações, regras de retenção, responsáveis pelo envio de documentos e calendário de obrigações. Depois de estruturada, a rotina tende a se incorporar ao fechamento mensal, mas exige conferência contínua.

Leitura complementar: Checklist de virada de ano fiscal.

Onde acompanhar a receita e como evitar a surpresa

O PGDAS-D é uma fonte importante para acompanhar receitas informadas e o acumulado utilizado nas apurações. Porém, ele não deve ser a única base de controle, porque erros de lançamento, notas canceladas, receitas não escrituradas ou atrasos de informação podem distorcer a leitura.

O acompanhamento mais seguro combina:

• Receita acumulada no ano extraída do sistema contábil ou fiscal.
• Notas fiscais de mercadorias e serviços emitidas no período.
• Informações declaradas no PGDAS-D.
• Relatórios gerenciais de faturamento do cliente.
• Alertas do Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, quando houver comunicações.
• Consultas aos portais estaduais e municipais para pendências e novas obrigações.

O ideal é criar uma faixa de atenção antes do sublimite. Isso permite discutir com o cliente a estrutura operacional antes de chegar o mês da virada, em vez de tentar regularizar cadastro, sistema e guias depois do vencimento.

Se a ultrapassagem já ocorreu e foi tratada de forma errada, corrija a competência afetada, retifique informações necessárias e apure os tributos devidos fora do DAS. Também será preciso avaliar juros, multas e obrigações acessórias em atraso conforme o estado ou município. Não espere uma notificação para iniciar a revisão.

Conclusão

O sublimite de R$ 3,6 milhões exige controle de receita acumulada e definição precisa da data em que ICMS e ISS saem do DAS. A empresa não necessariamente deixa o Simples Nacional, mas passa a assumir rotinas estaduais e municipais que precisam estar prontas antes da competência de mudança.

Para escritórios que acompanham uma carteira ampla, o Pontovira pode ajudar a simular a carteira mês a mês e sinalizar o período em que cada CNPJ cruza essa virada. O relatório pode apoiar a conversa com o cliente e a proposta de planejamento tributário. Solicite uma demonstração para avaliar o uso na sua operação.

Este conteúdo é assinado por Jimenez Julien, editor do Pontovira.