Simples Nacional ou Lucro Presumido: como comparar na prática

A comparação correta usa a mesma receita, folha, atividade e projeção de crescimento nos dois regimes. Só olhar a alíquota do DAS ou a presunção de lucro leva a decisões incompletas.

O que muda entre Simples Nacional e Lucro Presumido

No Simples Nacional, vários tributos são recolhidos no DAS, com alíquota efetiva calculada sobre o RBT12. Para empresas de serviço, o resultado também pode depender do Fator R, que direciona determinadas atividades para o Anexo III ou o Anexo V.

No Lucro Presumido, a empresa apura tributos separadamente. O cálculo parte de uma margem de lucro presumida pela legislação, mas PIS, Cofins, contribuição previdenciária patronal, ISS e ICMS continuam sendo analisados conforme sua própria regra.

Para aprofundar: Erros no cálculo do RBT12.

A pergunta “simples nacional ou lucro presumido, qual regime tributario e melhor?” não tem resposta fixa. A decisão depende principalmente de:

• Receita mensal e RBT12 projetado.
• Tipo de atividade e CNAEs efetivamente exercidos.
• Folha de pagamento, pró labore e encargos.
• Município de incidência do ISS.
• Existência de comércio, substituição tributária ou antecipação de ICMS.
• Retenções sofridas e retenções que a empresa deve fazer.
• Custo operacional para cumprir as obrigações de cada regime.

Tributos que precisam entrar no comparativo simples e presumido

A planilha deve abrir os tributos, mesmo quando eles estiverem agrupados no DAS. Isso evita comparar uma guia única com várias guias sem entender o que está por trás de cada valor.

Para prestadoras de serviço puras, o ICMS normalmente não entra na conta. Se a empresa também comercializa mercadorias ou presta serviço sujeito ao ICMS, é preciso separar receitas e regras aplicáveis.

No Lucro Presumido, PIS e Cofins costumam ser cumulativos. Isso significa que, em regra, despesas e compras não geram créditos como no regime não cumulativo. Há exceções importantes, como receitas monofásicas, substituição tributária e tratamentos específicos, que precisam ser mapeados antes da simulação.

Presunção de lucro, adicional de IRPJ e peso da folha

No calculo lucro presumido servico, a presunção mais comum para IRPJ e CSLL é de 32% da receita bruta. Sobre essa base incidem IRPJ e CSLL.

Para outras atividades, as presunções podem mudar. Comércio e indústria, por exemplo, costumam usar presunção de 8% para IRPJ e 12% para CSLL. Transporte de cargas e passageiros têm regras próprias. A classificação da receita importa mais do que o CNAE isolado.

O IRPJ tem alíquota básica de 15%. Há adicional de 10% sobre a parcela da base de cálculo que exceder R$ 60 mil no trimestre. Esse adicional é frequentemente esquecido em empresas de serviço que crescem durante o ano.

A folha também muda o resultado de forma relevante:

• No Lucro Presumido, a contribuição previdenciária patronal normalmente é recolhida fora do cálculo de PIS, Cofins, IRPJ e CSLL.
• Além dos 20% patronais, podem existir RAT e contribuições para terceiros, conforme enquadramento e atividade.
• No Simples Nacional, a CPP costuma estar dentro do DAS para empresas enquadradas nos anexos aplicáveis, mas há exceções.
• Para atividades sujeitas ao Fator R, uma folha equivalente a pelo menos 28% da receita bruta pode levar a tributação pelo Anexo III em vez do Anexo V.

Não basta elevar a folha para tentar reduzir o DAS. Pró labore, salários, encargos trabalhistas e previdenciários precisam ser reais, documentados e compatíveis com a operação. Distribuição de lucros não compõe a folha para esse fim.

Método para comparar antes da opção anual

A opção pelo regime deve ser analisada antes do início do ano calendário. No Simples Nacional, a opção é, em regra, feita em janeiro e é irretratável para aquele ano, desde que a empresa atenda às condições legais.

Passo a passo de uma comparação útil

1. Separe a receita dos últimos 12 meses por atividade, município e tipo de operação.
2. Projete os próximos 12 meses com cenários realista, conservador e de crescimento.
3. Levante folha, pró labore, encargos e previsão de novas contratações.
4. Calcule o DAS pelo RBT12 projetado, verificando Anexo III, IV ou V quando aplicável.
5. No Lucro Presumido, apure PIS, Cofins, IRPJ, CSLL, CPP, ISS e ICMS separadamente.
6. Some custos de cumprimento fiscal, contábil e de controle de retenções.
7. Revise restrições ao Simples Nacional, atividades impeditivas, débitos e limites de receita.

A comparação deve usar receita bruta sem misturar valores já líquidos de retenções. Quando houver retenção de ISS, IRRF, CSLL, PIS ou Cofins, registre o valor como antecipação ou crédito conforme a natureza do tributo, e não como redução automática da receita.

Para não refazer a planilha a cada cliente, existe o comparativo de regimes do Pontovira.

Exemplo hipotético de prestadora de serviço

Considere uma empresa de consultoria, sem comércio, sem receitas monofásicas e com ISS de 2%. A alíquota de ISS varia por município, portanto o percentual abaixo é apenas hipótese de comparação.

Cenário 1: receita anual de R$ 180 mil

A empresa fatura R$ 15 mil por mês e mantém folha mensal de R$ 4,5 mil. O Fator R é de 30%, acima de 28%, permitindo o Anexo III. Com RBT12 de R$ 180 mil, o DAS hipotético é de 6%.

Nesse cenário, o Simples tende a ser menor em tributos diretos. A conta do Lucro Presumido ainda precisaria incluir RAT, terceiros e o custo operacional adicional.

Cenário 2: receita anual de R$ 1,2 milhão

Agora a empresa fatura R$ 100 mil por mês e tem folha mensal de R$ 20 mil. O Fator R é de 20%, levando a atividade para o Anexo V. Com RBT12 de R$ 1,2 milhão, a alíquota efetiva hipotética do DAS é de 19,075%.

Aqui, o Lucro Presumido aparece menor na comparação tributária básica. Ainda assim, a decisão exige incluir encargos não mostrados, retenções, obrigações acessórias e a qualidade da escrituração.

Custo operacional, erros comuns e correções

O Lucro Presumido exige mais controles separados. A rotina pode envolver EFD Contribuições, ECF, apurações trimestrais de IRPJ e CSLL, escrituração contábil consistente, conciliações e tratamento correto de retenções.

Leitura complementar: Simular troca de regime de clínica.

No Simples, a apuração tende a ser mais concentrada no PGDAS D, mas não elimina obrigações. A empresa continua precisando controlar notas fiscais, folha, retenções, declarações estaduais ou municipais quando aplicáveis e informações para DEFIS.

Os erros mais frequentes são usar faturamento de um mês isolado, esquecer o adicional de IRPJ, aplicar presunção errada, ignorar a folha e tratar o ISS como igual em todos os municípios. A correção é refazer a base por receita e atividade, conferir a legislação local e documentar as premissas da simulação.

Conclusão

Um comparativo simples e presumido confiável não compara apenas guias. Ele projeta a carteira com os mesmos dados, abre cada tributo, considera folha, Fator R, adicional de IRPJ, ISS, ICMS quando houver e esforço de cumprimento.

O Pontovira permite simular a carteira mês a mês a partir dos dados já usados no fechamento, indicando quando cada CNPJ cruza a virada entre regimes e organizando o relatório para a proposta de planejamento tributário. Para avaliar a aplicação na rotina do escritório, peça uma demonstração.

Este conteúdo é assinado por Jimenez Julien, editor do Pontovira.